телефон/факс: +7 (495) 726 92 65

Лаборатория - Сообщения с тегом "технические заметки"

Концепция управляющей презентации | Техническая заметка 08
Как сделать так, чтобы презентация все время соответствовала теме переговоров и была интересной?

Решение:
Структура презентации должна давать возможность показывать только те слайды, которые интересны зрителям.

Такую презентацию мы называем управляющей. В заметке рассказывается о том, как работает управляющая презентация и почему она так называется.

ГЛАВНЫЙ НЕДОСТАТОК ЛИНЕЙНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ — НЕВОЗМОЖНОСТЬ ОТСТУПИТЬ ОТ НАМЕЧЕННОЙ ПРОГРАММЫ

Принцип паровоза
99% процентов презентаций линейны. Это означает, что в них нельзя менять порядок следования слайдов. Слайд 4 всегда будет следовать после слайда 3, а слайд 8 перед слайдом 9.

Линейная презентация прекрасно работает, когда мы точно знаем, что хотят услышать зрители (ну, или когда у зрителей нет возможности задавать вопросы). Во всех прочих случаях начинаются проблемы.

Знакомая картина?
Когда презентация идет в режиме диалога с аудиторией, например, на переговорах, то часто наблюдается такая картина: зрители хорошо знают предмет и им интересны только некоторые места из выступления докладчика, соответственно они просят скорее перейти к ним. Докладчик начинает судорожно искать — слайды на экране меняются с калейдоскопической быстротой до тех пор, пока не находится нужный.

Другая ситуация: по окончании презентации во время сессии вопросов и ответов, докладчику требуется проиллюстрировать ответ картинками из презентации — снова повторяется лихорадочное листание слайдов.

Ситуация три: зрители хотят подробнее узнать о каком-либо аспекте предмета презентации. Чтоб иметь возможность рассказать о нем, при создании презентации к ней добавляют множество слайдов «на всякий случай». Презентация превращается в свалку данных и становится непонятной и, следовательно, неинтересной зрителю.


КАК СДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ИМЕТЬ ПОД РУКОЙ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ СЛАЙДЫ, НО ПОКАЗЫВАТЬ ТОЛЬКО НУЖНЫЕ?
Рассмотрим проблему на примере пула презентаций некого завода, выпускающего широкий спектр продукции для пищевой промышленности.

Менеджмент завода хочет иметь возможность продуктивно общаться с потенциальными заказчиками и инвесторами.

Соответственно нужна презентация, при помощи которой на переговорах можно было бы подробно рассказывать о заинтересовавших аспектах деятельности предприятия.

Ключ к построению такого рассказа — взаимоувязанность всех презентаций.

Взаимоувязанность — презентация всегда соответствует тематике разговора

Все презентации компании должны быть взаимоувязаны. Это означает, что при выступлениях перед потенциальными заказчиками и инвесторами можно будет максимально полно раскрыть интересующую тему, проиллюстрировав свою речь слайдами. При этом не будет тратиться время на поиск нужного слайда и, ответив на вопрос, всегда можно будет вернуться к основной теме разговора.

Как это работает?
Обзорная презентация про деятельность завода будет т.н. управляющей презентацией, т.е. во время выступления из нее можно будет вызвать презентации по конкретному оборудованию, производящемуся на заводе.

В свою очередь презентация по оборудованию будет содержать скрытые слайды, демонстрирующиеся при необходимости и детально раскрывающие особенности работы оборудования.



Пример работы управляющей презентации
При демонстрации общей презентации по предприятию, одного из инвесторов больше всего заинтересовали молочные производства и возник ряд вопросов по ним.

Презентация по молочным производствам была сразу же вызвана со слайда общей презентации (без потери времени на ее поиск на компьютере и загрузку в PowerPoint). После ответа докладчик снова возвращается к тому месту в обзорной презентации, где остановился ранее.



Аналогично демонстрируя презентацию по оборудованию, можно очень подробно рассказать о том, что вызывало наибольший интерес, и не показывать то, что знакомо зрителям и/или несущественно в данный момент.

На своих тренингах «PowerPoint на 100%» и «Я вам покажу!» мы [агентство PowerGuide] подробно рассказываем о том, как разрабатывать и создавать управляющие презентации. В первом тренинге делается упор на техническую сторону вопроса, во втором — на правильную организацию структуры и концепции управляющей презентации для решения задач участников тренинга.

Также мы делаем управляющие презентации для наших заказчиков и непрерывно совершенствуемся в данном вопросе. Свои навыки мы формализуем и оформляем в виде технических заметок =)
Метки: технические заметки, презентации Комментарии: 0

Типографика презентации 1
Как правильно делать надписи на слайдах

Типичная презентация: конференц-зал, экран на стене, несколько рядов кресел со зрителями, докладчик рядом с экраном.

Готовя слайды для презентации, всегда следует помнить эту картинку, ставя себя на место зрителя.

Представьте: вы находитесь в зале и смотрите слайды. Какого размера шрифт вам будет комфортно читать с экрана? Крупный.

Высота букв на слайде должна быть не менее 1⁄20 высоты экрана

Это примерно 22-й размер шрифта в PowerPoint. Буквы такого размера будут нормально читаться большинством зрителей.



Не бойтесь написать крупно. За хорошо читаемый текст вас никто не осудит, но если буквы будут мелкими и сливаться друг с другом, то все находящиеся в зале обратят на это внимание.

На различаемость текста также влияет форма букв. Не вдаваясь в тонкости типографики, можно разделить все шрифты на серифные и бессерифные.

Сериф (serif или засечка) — это короткий штрих или расширение на концах верхних и нижних элементов букв. Из известных к серифным шрифтам относятся Times New Roman, Courier, Cambria и множество других шрифтов.



Серифы «замыливают» очертания надписи и делают ее нечитаемой издали.



В презентациях следует использовать бессерифные шрифты

Такими шрифтами являются, например: Arial, Calibri, Tahoma и Verdana.

Бессерифные шрифты следует использовать для набора списков, заголовков слайдов, пояснений к схемам и т.д.

Не случайно подавляющее большинство надписей на рекламных щитах сделаны шрифтами без засечек, также как и надписи на дорожных указателях — все они должны быть хорошо различимы издалека:

Метки: презентации, примеры, слайды, технические заметки, типографика Комментарии: 0

Технология разноуровневого обучения при проведении тренинга
В существующей практике проведения тренингов часто возникают проблемы, связанные с неоднородностью состава участников в одной учебной группе — по их учебным возможностям, общим и специальным способностям, интересам, профессии.

Достичь абсолютной однородности группы по составу невозможно. Всегда есть участники, которые изначально будут иметь более высокий уровень знаний по сравнению с остальными. Отсюда следует, что в ходе тренинга эти люди получат в итоге меньший объем информации (т.к. какую-то ее часть они уже знали).



Решить проблему поможет внутреннее разделение учебной группы. Под разделением понимается способ организации тренинга, при котором учитываются индивидуальные особенности слушателей.

Цель разделения процесса обучения – обеспечить каждого участника наилучшими условиями для усвоения максимального количества материала. Тогда при всей разнородности группы каждый участник сможет успешно повышать свой уровень обученности.

Все участники выполняют задания, продвигаясь от простого к сложному. При этом менее подготовленные участники тренинга, усваивая базовый уровень знаний, не «тормозят» всю остальную группу, которая в это же самое время под наблюдением тренинг-менеджера будет решать более сложные задачи. В итоге и те и другие смогут усвоить максимум полезной информации и существенно повысят свои навыки.


МЕТОДОЛОГИЯ ОБУЧЕНИЯ
Для внедрения разноуровневого обучения необходимо провести тщательное анкетирование участников с целью выявления их реального уровня умений и навыков. Также для каждого конкретного тренинга необходимо создать план, который позволит участнику наглядно видеть все, что он должен выполнить за единицу времени. И, наконец, необходимо подготовить разноуровневый дидактический материал, в котором информация и задания будут соответствовать различным уровням подготовленности участников.

Все учебные материалы должны быть разбиты по уровням сложности, соответствующим уровням знаний участников тренинга:




ПРАВИЛА РАЗНОУРОВНЕВОГО ОБУЧЕНИЯ
● Не дотягивать всех участников тренинга до единого уровня, а создавать условия каждому в меру его потребностей, сил и желания;
● Последовательное освоение и сдача уровней;
● Материалы тренинга должны быть глубоко продуманы и дозированы по объему;
● Для освоения базового уровня необходимо знание не менее 50% из числа предложенных в данный период времени тем, для специализированного: 70—80%, и профессионального уровня: 90—100%;
● При подготовке к практическому занятию можно выбрать любой уровень заданий;
● Основными принципами обучения являются: доброжелательность, взаимопомощь, право на собственное мнение и ошибку.


РАЗНОУРОВНЕВОЕ ОБУЧЕНИЕ РЕЗКО ПОВЫШАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТРЕНИНГА
Опыт наших собственных тренингов показал — основным преимуществом разноуровневого обучения является то, что вместо трех и более тренингов с разными по уровню знаний группами, достаточно будет провести всего один, охватывающий сразу все группы.
Метки: технические заметки, тренинги Комментарии: 0

Корпоративная идентификация или «обрамление» слайдов
Корпоративная идентификация — т.е. ассоциация презентации с определенной компанией или брендом, достигается за счет оформления слайдов презентации в едином корпоративном стиле.
Корпоративный стиль помогает связать предмет презентации с компанией.
Минус использования корпоративного стиля — под него «съедается» площадь слайда.



Соответственно, возникает вопрос:
— как правильно использовать корпоративный стиль при оформлении слайдов?

Для ответа, необходимо понять — в каких случаях важна корпоративная идентификация?



1. СЛАЙДЫ ВНЕШНИХ ИЛИ ОРИЕНТИРУЮЩИХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Очевидно — корпоративная идентификация важна, когда зрители мало знакомы (или незнакомы вообще) с организатором презентации.

Это случаи:
● Презентации для потенциальных клиентов/партнеров;
● Обучающей презентации для новых сотрудников;
● Презентации выступления на выставках или конференциях.

Во всех них важно сделать акцент на компании-устроителе презентации. Поэтому целесообразно отдать значительную часть площади слайдов под корпоративный стиль.


2. СЛАЙДЫ ДЛЯ ВНУТРЕННИХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Корпоративное оформление может быть минимальным, если презентация делается внутри компании или для тех, кто хорошо знает устроителя презентации. Поскольку все и так знают с кем они имеют дело — нет нужды постоянно об этом напоминать.


3. СЛАЙДЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ У РАБОЧИХ ГРУПП
Внутри рабочих групп можно вообще никак не оформлять слайды.
Метки: технические заметки, слайды Комментарии: 0

Место картинки на слайде
Справедливо замечено: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Слайды с картинками всегда более интересны, чем чисто текстовые. При этом взаимное расположение графики и текста, влияет на восприятие слайда зрителями.

Здесь важно грамотно расставить акценты — расположить текст и картинку друг относительно друга так, чтобы они читались нужным нам образом.

Возможны две ситуации:
1. Текст проиллюстрирован картинкой;
2. Текст служит пояснением к картинке.

В первом случае зритель сначала должен прочесть текст на слайде и только потом рассмотреть картинку, а во втором — наоборот: сначала увидеть картинку, затем текст.


ВОСПРИЯТИЕ СЛАЙДА
Выстраивая композицию слайда необходимо учитывать особенности восприятия зрителями информации:

1. Человек знакомится с содержимым слайда презентации слева направо и сверху вниз:




2. Картинка всегда привлекает больше внимания, по сравнению с текстом, занимающим столько же места на слайде;

3. Небольшой по объему текст (несколько слов) всегда воспринимается как подпись к картинке, вне зависимости от его положения на слайде.


ПРИОРИТЕТ ТЕКСТА
Если текст — основное содержание слайда, текст следует поместить слева от картинки или вверху слайда:




Картинка всегда более интересна, соответственно в данном случае лучше, когда она занимает на слайде меньше места, чем текст.


ПРИОРИТЕТ ИЗОБРАЖЕНИЯ
Когда картинка важнее текста (случай 2), ее необходимо расположить слева от текста или над текстом:

Метки: графика, слайды, технические заметки Комментарии: 0

Фотографии или рисунки — что лучше использовать на слайдах?
Изображения оживляют слайды презентации, делают их более наглядными. Но есть вопрос — что лучше использовать: рисунки или фотографии?

Используйте фотографии или фотореалистичные изображения всегда, когда нет возможности проиллюстрировать презентацию рисунками, выполненными одним человеком.

Почему? Каждый художник имеет свою манеру письма, индивидуальность. Различия в стилях рисунков отвлекают от сути презентации. Зритель непроизвольно начинает оценивать то, как нарисована картинка.

Преимущество фотографии — в большем единообразии, даже если снимки сделаны разными фотографами. Безусловно, и здесь многое зависит от таланта фотографа, условий съемки, камеры и т.д. Но в целом любые фотографии на слайдах смотрятся более цельно, чем набор разнородных рисунков.
Метки: слайды, технические заметки, фото Комментарии: 0

Тонкости использования частотного сравнения
Вам кажется, что на некотором форуме из огромного числа участников, активно общаются всего несколько человек.

Как это проверить и показать наглядно?

Очевидно, нам необходимы данные по статистике постов участников форума. Но какие именно? В данном случае поможет информация о числе пользователей форума, написавших одинаковое количество сообщений (или количество сообщений, попадающее в определенный интервал).

Т.е. мы должны выяснить сколько пользователей написали не более одного сообщения, сколько не более 10 сообщений и т.д. Тогда можно будет произвести частотное сравнение — оно покажет на какое количество пользователей приходится максимальное количество сообщений.

Результатом нашего анализа будет вот такая таблица:


После изучения таблицы, становится понятно, что форум активно используют всего 17 человек.

Как это показать наглядно?

Принято считать, что для визуального отображения частотного сравнения лучший тип диаграммы — вертикальная гистограмма. Для нашего случая она выглядит так:



Однако получившаяся диаграмма не наглядна — низкий столбец гистограммы говорит о наибольшем числе сообщений. Зрителем это может восприниматься как противоречие. Для понимания причин такого противоречия зрителю требуется время. Ему необходимо сопоставить подписи по осям, название и относительные размеры столбцов гистограммы.

Можно ли как-то улучшить визуализацию? Да можно. Нам следует графически отразить тезис о том, что на 17 человек приходится 61,4% сообщений.

Для этого необходимо построить вспомогательную круговую диаграмму:



Круговая диаграмма покажет соотношение между объемами сообщений пользователей форума.

Возникает резонный вопрос — почему бы нам не ограничится только круговой диаграммой? Ведь из нее видно, что 17 человек генерируют более 61% сообщений? Ответ прост — круговая диаграмма не объясняет почему эти 17 человек наиболее активны. Из нее не видно, что каждый из этих семнадцати является автором более двухсот сообщений. Соответственно, необходимо совместить круговую диаграмму с построенной ранее гистограммой.

В результате получится вот такая совмещенная диаграмма. Для нашего случая она наиболее наглядна, проста для понимания и информативна.


Метки: диаграммы, примеры, технические заметки, частотное сравнение Комментарии: 0