телефон/факс: +7 (495) 726 92 65

Система управления презентациями

Обзор Системы

Система управления презентациями (СУП) решает задачу организации работы с большим объемом презентаций.

СУП — это организационно-техническая система на основе продуктов Microsoft для автоматизации всего цикла работ с презентациями: начиная от идеи презентации и заканчивая анализом проведенного публичного выступления.

СУП регламентирует и формализует все аспекты процессов создания, сопровождения и актуализации презентаций. СУП обеспечивает упорядоченное хранение всех презентационных материалов и организует удобный доступ к ним.

Использование СУП повышает эффективность презентаций, сокращает время и затраты на их подготовку.





Возможности Системы

  • Упорядоченное хранение презентаций и сопутствующих информационных материалов, доступ из единого источника:
    → к актуальным файлам презентаций
    → к исходным данным для презентаций
    → к нормативным документам и руководствам по презентациям
  • Соответствие презентаций корпоративному стилю
  • Простая актуализация презентаций
  • Быстрая адаптация и «сборка» новой презентации под конкретную аудиторию
  • Анализ эффективности проведенных презентаций

СУП позволяет радикально сократить время создания презентаций, повысить их качество и эффективность.

Внедрение СУП формирует культуру подготовки презентаций на предприятии, улучшает коммуникацию внутри компании, позволяет вести бизнес лучше и результативнее.




Состав Системы

В состав СУП входят следующие компоненты:

  • Портал (или раздел портала) на базе Microsoft SharePoint Server, сконфигурированный и настроенный для хранения презентаций и сопутствующих материалов
  • Шаблон оформления презентаций
  • Свод инструкций и регламент по работе с презентациями
  • Шаблоны документов (приказов, договоров, анкет), необходимых для эффективной организации работы





Портал — единая точка доступа к презентациям

Ядром системы является портал на основе Microsoft SharePoint Server. Структура портала, разработанная в PowerGuide, предлагает удобный механизм для хранения, актуализации и поиска всех материалов, относящихся к презентациям. Портал также позволяет реализовать разграничение доступа к презентациям.


Использование Microsoft SharePoint Server делает СУП легко интегрируемым в существующую ИТ-инфраструктуру.





Шаблоны — единство оформления презентаций

Использование шаблонов упрощает верстку презентаций в PowerPoint и дает возможность всем сотрудникам делать отлично оформленные презентации.

Шаблон оформления презентации — это документ в формате PowerPoint, включающий в себя шаблоны для:

  • Слайдов разных типов (текстовые, графические, таблицы, диаграммы, схемы и т.д.)
  • Структуры презентации (взаимного расположения разделов и связей между ними)
  • Анимации
  • Графиков и схем
  • Фотографий
  • Специальных элементов (таких как элементы управления, действия PowerPoint и т.д.)


Шаблон разрабатывается исходя из специфики презентаций Заказчика. При необходимости возможна разработка комплекта шаблонов для презентаций различных направлений — обучающих, бизнес-презентаций, отчетов и т.д.

Шаблон создается в соответствии с фирменным стилем и корпоративными стандартами Заказчика.

Общий объем шаблона не менее 30 слайдов. В комплекте с шаблоном может поставляться графическая инструкция по верстке презентаций (выполненная в виде презентации в формате PowerPoint).




Инструкции — формализация всех аспектов работы

Инструкции описывают все без исключения этапы подготовки и проведения презентаций. Написанные простым и понятным языком с большим количеством иллюстраций, они позволяют любому сотруднику самостоятельно создавать эффективные и прекрасно оформленные презентации.

Инструкции описывают и формализуют:

  • Правильную постановку целей презентации
  • Анализ исходных данных
  • Правила представления информации на слайдах
  • Работу с шаблонами презентаций
  • Работу с порталом
  • Работу по презентациям с подрядчиками (дизайнерами и верстальщиками)
  • Подготовку выступления
  • Анализ проведенного выступления
  • Корректную актуализацию презентаций


Инструкции разрабатываются в соответствии с имеющейся нормативной базой и корпоративными правилами Заказчика. Инструкции увязываются с существующими бизнес-процессами.

Все инструкции снабжаются технологическими картами, повышающими наглядность представления описываемых операций и связи между ними.

Можно справедливо заметить: «Инструкции редко читают». Мы знаем об этой проблеме. PowerGuide разрабатывает инструкции так, чтобы ими было легко пользоваться и интересно читать. Основной упор делается на наглядность представления информации. Найти ответ на нужный вопрос в наших инструкциях проще, чем искать его методом «научного тыка» :-)

Обычно суммарный объем инструкций — это около 150—200 страниц хорошо иллюстрированного текста.




Документы

Помимо инструкций в состав СУП входит ряд документов, необходимых для организации работы над презентациями.

Это:


Данные документы позволяют ускорить процесс верстки презентаций, избежать ошибок на этапе подготовки публичного выступления и правильно оценить его результат.




Внедрение СУП на предприятии

Все работы по разработке и внедрению СУП ведутся на основе Технического Задания (ТЗ). ТЗ составляется агентством PowerGuide согласно ГОСТ 34.602-89 и утверждается Заказчиком.




Организация работы

1.Разработка ТЗ

Перед началом работ Заказчик формулирует требования к системе, после чего проводится анализ процесса подготовки презентаций на предприятии Заказчика в настоящий момент. На основе полученных данных разрабатывается ТЗ.


2.Создание СУП

Далее специалистами PowerGuide создаются шаблоны презентаций, инструкции и выполняются иные работы в рамках ТЗ. Отчеты о проделанной работе регулярно направляются Заказчику.


3.Внедрение и обучение

После завершения работ над СУП и их приемки проводится обучение работе с системой среди сотрудников Заказчика. Данный этап очень важен! Успешность внедрения системы во многом определяется тщательностью обучения персонала. span>


4.Поддержка

В дальнейшем во время эксплуатации системы осуществляется техническая поддержка и консультирование.





Конфиденциальность

Агентство PowerGuide считает конфиденциальными любые сведения, полученные от заказчика. Публикация упомянутых сведений или их передача третьим лицам возможны только с разрешения Заказчика.




Сроки и стоимость

Стоимость работ и сроки внедрения системы определяются после предварительного согласования общего объема работ с Заказчиком. Обычно разработка и внедрение СУП занимает от 1 до 3 месяцев.




Результат

Внедрение СУП радикально повысит уровень подготовки презентаций и публичных выступлений, сократит временные финансовые и организационные затраты на их подготовку, улучшит коммуникацию внутри и за пределами компании.




Задать вопрос
о СУП:*
Подпись:*
E-mail:*